Coordonnateur/rice Campus Saint-Jean à Calgary / Campus Satellite Coordinator, Campus Saint-Jean, Calgary

Competition 1385

Veuillez noter que le Campus Saint-Jean est la faculté francophone de l’Université de l’Alberta. Les candidats doivent donc parler et écrire couramment le français. Les candidatures doivent être soumises en français pour être prises en compte. La participation à cette compétition est limitée aux candidats internes.

Type de position – Poste à temps plein, temporaire (date de fin du contrat 31 mars 2027)

Ce poste fait partie de l’Association du personnel non académique de l'Université de l'Alberta / Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

Ce poste offre une prime de bilinguisme 5% et un ensemble complet d'avantages sociaux, qui peuvent être consultés à l'adresse suivante: Bénéfices des employés.

L'organisation : Campus Saint-Jean de l'Université de l'Alberta

Le Campus Saint-Jean est une communauté multiculturelle de la Francophonie au sein de l'une des institutions académiques les plus importantes et les plus prestigieuses au monde, l'Université de l'Alberta. C'est un lieu de culture diversifiée et d'inclusion. Un lieu de recherche et d'enseignement innovateurs et de qualité. Un établissement qui offre des possibilités à tous, qui offre un enseignement supérieur en français en Alberta, pour le Canada et le monde. Au Campus Saint-Jean, nous formons la prochaine génération de penseurs, de chercheurs, d'enseignants, d'acteurs, de leaders, d'entrepreneurs et de cadres qui répondront aux besoins de la francophonie, de la dualité linguistique canadienne et de la société, qui ouvriront de nouveaux horizons à l'économie du savoir et qui répondront à l'appel des grands défis mondiaux.

Relevant de l’agent de liaison du campus de Calgary, le coordonnateur du campus satellite fournit un soutien administratif et académique essentiel et confidentiel aux opérations globales du campus satellite de Calgary pour le Campus Saint-Jean (CSJ) en exécutant un volume élevé de tâches importantes et souvent urgentes. Le titulaire aide le personnel pédagogique et opérationnel du CSJ à Calgary ainsi que les étudiants à s'y retrouver et à comprendre les processus, les politiques et les procédures et est chargé de résoudre les problèmes sur place et avec les étudiants, ainsi que de développer des outils pour assurer l'efficacité et l’exactitude des opérations

En collaboration avec d'autres membres des équipes des opérations et de l’administration académique du CSJ (Edmonton), notamment :

• l’agent de liaison du campus de Calgary
• le directeur, Infrastructures, Projets stratégiques, Sécurité et gestion des risques
• le doyen
• le vice-doyen, les doyens associés
• le directeur, opérations du campus
• les directeurs/gestionnaires responsables de la prestation de programmes/services spécifiques aux professeurs ou aux étudiants 

Les tâches du poste incluent :

Administration générale

• Le coordonnateur du campus satellite est le réceptionniste du campus de Calgary.
• Supervise tous les accès aux bâtiments; planifie et administre les horaires de verrouillage et de déverrouillage.
• Achète et évalue le matériel et les fournitures de bureau.
• Supervise les réservations pour les événements, les questions alimentaires, le besoin d’exterminations, les incendies et la sécurité, ainsi que d'autres questions de routine.
• Travaille en collaboration avec le personnel administratif et universitaire du CSJ dans la coordination d'événements spécifiques.
• Aide à la préparation du budget annuel du campus de Calgary.

Appui administratif académique

• Fournit un soutien administratif aux étudiants actuels et potentiels concernant les admissions et les inscriptions
• Répond aux demandes de renseignements des étudiants par courriel et par téléphone
• Agit comme point de contact pour les étudiants inscrits à Calgary concernant tous les aspects de la vie étudiante, y compris l'orientation, le soutien continu, l'inscription aux cours, etc. 

Installations et opérations

• Contact principal pour U of A Facilities and Operations (F & O) pour les espaces.
• Identifie les risques et les problèmes opérationnels et les transmet à l'agent de liaison de Calgary.
• Examine les installations du CSJ à Calgary pour identifier les besoins actuels et émergents dans les domaines de l'entretien, des opérations en cours et des rénovations.
• Travaille pour assurer une allocation efficace des espaces de classe ainsi que l'allocation d'espace pour les événements internes et externes
• Identifie les besoins actuels et émergents dans les domaines de l'utilisation de la technologie dans les salles de classe

Autres tâches selon les besoins. 

Nous recherchons une personne possédant les qualifications suivantes :

• Diplôme de premier cycle ou équivalent
• Au moins 5 années d'expérience pertinente au niveau du soutien administratif
• Esprit critique de haut niveau et excellentes compétences analytiques et de résolution de problèmes ;
• Capacité à travailler dans un environnement de travail centralisé et décentralisé complexe ;
• Capacité à agir de manière décisive et à faire preuve d'un haut degré d'initiative et de jugement sur un large éventail de questions ;
• Capacité démontrée à rechercher, analyser et résumer des questions complexes ;
• Capacité à gérer l'ambiguïté et à traiter des documents sensibles de manière appropriée ;
• Connaissance approfondie des politiques et procédures de l'Université de l'Alberta.
• Compréhension de la structure et des problèmes auxquelles fait face un campus culturellement et opérationnellement unique qui est physiquement éloigné du campus principal ;
• Le français parlé et écrit est essentiel avec un anglais parlé et écrit fonctionnel 

Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en considération. Le Campus Saint-Jean est engagé pour une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution. Dans votre lettre de présentation, veuillez nous expliquer ce que cela signifie pour vous. Les candidatures reçues sans lettre de motivation et/ou les candidatures reçues sans lettre de motivation comprenant une réponse à la question de la culture de la confiance, de l’efficacité et de l’exécution ne seront pas prises en considération.

À l’Université de l’Alberta, nous nous engageons à créer un processus d’embauche inclusif et accessible pour tous les candidats. Si vous avez besoin d’aménagements pour participer au processus d’entretien, veuillez nous en informer au moment de la réservation de votre entretien et nous ferons tout notre possible pour répondre à vos besoins.

L’Université de l’Alberta s’engage à embaucher de manière équitable une main-d’œuvre diversifiée et inclusive. Nous accueillons les demandes de toutes les personnes qualifiées. Nous encourageons les candidatures des femmes, des membres des Premières Nations, des Métis et des Inuits, des membres des groupes minoritaires visibles, des personnes handicapées, des personnes de toutes les orientation sexuelle ou identités et expressions du genre, et de tous ceux qui peuvent contribuer à la diversification des idées et de l’université.

Satellite Campus Coordinator 

Please note that as Campus Saint Jean is the Francophone faculty of the University of Alberta, applicants must be fluent in spoken and written French. Applications must be submitted in French to be considered. This competition is only open to internal candidates.

This position is a part of the Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

This position offers a second language premium of 5% and a comprehensive benefits package, which can be viewed at: Faculty & Staff Benefits.

Position Type – Full-time, Temporary with an end date of March 31, 2027

The organization: Campus Saint-Jean at the University of Alberta

Campus Saint-Jean is a multicultural Francophonie within one of the most important and prestigious academic institutions in the world, the University of Alberta. It is a place of diverse culture and inclusion; a place of innovative and quality research and teaching; an institution of opportunity for all, offering higher education in French in Alberta, for Canada and the world. At Campus Saint-Jean, we are shaping the next generation of thinkers, researchers, teachers, doers, leaders, entrepreneurs, and executives who will serve the needs of the Francophonie within Canada's dual linguistic society; opening new horizons for a knowledge economy and responding to the call of the world's great challenges. 

The position:

Reporting to the Campus Calgary Liaison, the Campus Satellite Coordinator provides critical and confidential administrative and academic administrative support to the overall operations of the Campus Calgary Satellite for Campus Saint-Jean (CSJ) by executing a high volume of essential and often urgent tasks. The incumbent assists CSJ academic and operations staff in Calgary as well as students with the navigation and understanding of processes, policies and procedures and has responsibility for resolving issues on site and with students, as well as developing effective tools to ensure efficiency and accuracy. 

In collaboration with other members of the CSJ operations and academic administration teams (Edmonton), namely:

• Campus Calgary Liaison
• Director, Infrastructure, Strategic Projects, Safety and Risk Management
• Dean
• Vice-Dean, Associate Deans
• Director, Campus Operations (FGM)
• Directors/ Managers responsible for the delivery of faculty or student service specific programs/services

Select duties include:

General Administration

• The Campus Satellite Coordinator is the receptionist for the Calgary location
• Oversees all access to buildings; plans and administers locking and unlocking schedules
• Purchases and evaluates office equipment and supplies.
• Oversees events booking, food matters, pest control, fire and safety, and other routine matters.
• Works in collaboration with CSJ administrative and academic staff in the coordination of specific events.
• Assists in the preparation of the Calgary Campus’s annual budget.

Academic Administrative Support

• Provides administrative support to current and prospective students regarding admissions and enrolment
• Responds to student inquiries via email and telephone
• Is the point of contact for Calgary enrolled students regarding all student life aspects, including orientation, on-going support and follow-ups, course registration; etc.

Facilities and Operations

• Primary contact for U of A Facilities and Operations (F & O) for spaces.
• Identifies operational risks and issues and brings them forward to Calgary Liaison.
• Reviews CSJ Calgary facilities and other specialized infrastructure to identify current and emerging needs in the areas of maintenance, ongoing operations, and renovations.
• Works to ensure effective allocation of classroom space as well as space allocation for internal and external events
• Identifies current and emerging needs in the areas of technology use in the classrooms

Other duties as required.

 We are looking for someone with the following qualifications

• An undergraduate degree or equivalent
• Minimum of 5 years of related experience at an administrative support level
• High-level critical thinking and excellent analytical and problem-solving skills;
• Ability to operate within a complex centralized and decentralized work environment;
• Ability to act decisively and to exercise a high degree of initiative and judgment on a wide range of issues;
• Demonstrated ability to research, analyze and summarize complex issues;
• Ability to deal with ambiguity and to handle sensitive material appropriately;
• Extensive knowledge of the University of Alberta policies and procedures.
• An understanding of the structure of, and issues faced by a culturally and operationally unique campus that is physically removed from the main campus;
• Spoken and written French is essential with functional spoken and written English;

Applications must include both a resume and a cover letter and be submitted in French to be considered. Campus Saint-Jean is committed to a culture of trust, effectiveness, and execution. In your cover letter, please tell us what this means to you.

Applications received without a cover letter and/or applications received without a cover letter that does include a response to the question of a culture of trust, effectiveness, and execution will not be considered.