Coordinateur(trice) en administration et gouvernance / Administration and Governance Coordinator

Competition 2120

Coordinateur(trice) en administration et gouvernance

Veuillez noter que le Campus Saint-Jean est la faculté francophone de l’Université de l’Alberta. Les candidats doivent donc parler et écrire couramment le français. Les candidatures doivent être soumises en français pour être prises en compte. La participation à cette compétition est limitée aux candidats internes.

Ce poste fait partie de l’Association du personnel non académique de l'Université de l'Alberta / Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA). 

Ce poste offre une prime de bilinguisme 5% et un ensemble complet d'avantages sociaux, qui peuvent être consultés à l'adresse suivante: Bénéfices des employés.

Type de position – Poste à temps plein, permanent

Emplacement - Le travail se déroule principalement au Campus Saint-Jean, à Edmonton.

Travailler à l'Université de l'Alberta

L'Université de l'Alberta reconnaît que nous sommes situés sur le territoire du Traité 6 et respecte les histoires, les langues et les cultures des Premières Nations, des Métis, des Inuits et de tous les premiers peuples du Canada, dont la présence continue d'enrichir notre communauté dynamique.

L'Université de l'Alberta est une communauté de personnes qui recherchent le savoir, des acteurs du changement qui forgent le monde et qui mènent avec intention, jour après jour. Notre communauté comprend plus de 14 000 membres du corps professoral et du personnel, plus de 40 000 membres de la communauté étudiante et 260 000 alumni dans le monde entier.

Votre travail aura une influence significative sur un large éventail de personnes — de notre corps étudiant aux membres de notre communauté, en passant par nos équipes de recherche et d’innovation renommées. Vous contribuerez ainsi à des découvertes et des solutions qui rendent le monde plus sain, plus sûr, plus fort et plus juste. En savoir plus.

L'organisation : Campus Saint-Jean de l'Université de l'Alberta

Le Campus Saint-Jean est une communauté multiculturelle de la Francophonie au sein de l'une des institutions académiques les plus importantes et les plus prestigieuses au monde, l'Université de l'Alberta. C'est un lieu de culture diversifiée et d'inclusion. Un lieu de recherche et d'enseignement innovateurs et de qualité. Un établissement qui offre des possibilités à tous, qui offre un enseignement supérieur en français en Alberta, pour le Canada et le monde. Au Campus Saint-Jean, nous formons la prochaine génération de penseurs, de chercheurs, d'enseignants, d'acteurs, de leaders, d'entrepreneurs et de cadres qui répondront aux besoins de la francophonie, de la dualité linguistique canadienne et de la société, qui ouvriront de nouveaux horizons à l'économie du savoir et qui répondront à l'appel des grands défis mondiaux.

Le poste : Coordinateur(trice) en administration et gouvernance

Sous la supervision du Chef d’équipe, administration exécutive, le coordinateur(trice) en administration et gouvernance est responsable de fournir un soutien administratif à certains membres de l’équipe de direction de Campus Saint-Jean (CSJ). Ce rôle comprend la coordination des activités de gouvernance, le soutien administratif pour les comités académiques de CSJ et la prise en charge de la réception en remplacement pour le bureau du doyen.

Le coordinateur(trice) effectuera diverses tâches administratives pour soutenir les opérations dans le domaine administratif du Doyen, en collaborant étroitement avec le Vice-Doyen pour coordonner les activités de gouvernance de Campus Saint-Jean. Le poste implique également une assistance en matière de gouvernance pour le Conseil de la Faculté et d'autres domaines de la gouvernance universitaire.

Les tâches du poste incluent, sans s’y limiter :

Soutien administratif 

• Fournir une assistance administrative au vice-doyen et au directeur des opérations du campus, en soutenant les opérations quotidiennes et la programmation.
• Gérer les réservations de salles pour diverses parties prenantes internes et externes, y compris les événements, la recherche et l'enseignement, et coordonner la restauration si nécessaire.
• Effectuer des tâches financières de routine telles que le rapprochement des cartes de crédit, la facturation et les notes de frais.
• Assister le directeur de l'infrastructure et des projets stratégiques dans la gestion de l'espace, les activités d'embarquement et de débarquement et le contrôle d'accès.
• Soutenir le comité de sûreté, de sécurité et d'infrastructure dans ses tâches administratives, y compris la programmation des réunions et la gestion des inventaires d'équipements de sécurité.

Soutien à la réception  

• Assurer la couverture de la réception pendant les heures de déjeuner et lorsque la réceptionniste est absente, y compris l'accueil et l'orientation des visiteurs en personne, par téléphone et en ligne.
• Gérer le courrier et les livraisons, en veillant à ce qu'ils soient reçus, triés et distribués efficacement.
• Prendre des dispositions pour l'expédition si nécessaire.
• S'assurer que l'équipement de bureau (photocopieurs, imprimantes, télécopieurs, téléphones) fonctionne correctement et répondre aux demandes de service si nécessaire.

Coordination de la gouvernance générale et la mise à jour du calendrier

• Servir de premier point de contact pour les questions liées à la gouvernance au CSJ.
• Fournir un soutien administratif aux opérations de gouvernance, en veillant au respect des politiques et des procédures de l'Université de l'Alberta.
• Agir comme principal agent de liaison avec le secrétariat de l'Université (gouvernance) et tenir la direction au courant des développements des comités de l'Université de l'Alberta.
• Préparer des informations de base, des documents d'information et du matériel pour les professeurs principaux et les comités universitaires.
• Maintenir l'intranet de gouvernance de CSJ à jour avec les listes de comités, les mandats et d'autres documents essentiels.
• Préparer les ordres du jour, les procès-verbaux, les rapports de vote et d'autres documents pour les réunions de gouvernance.

Calendrier

• Maintenir et mettre à jour le calendrier de l'UA avec des informations exactes sur la faculté et les programmes de CSJ chaque année.
• Réviser la section Campus Saint-Jean du calendrier de l'UA pour s'assurer que tous les changements approuvés sont reflétés.

Soutien direct aux comités

• Coordination des comités : Fournir un soutien aux quatre principaux comités de CSJ, y compris l'organisation des réunions et la gestion des membres.
• Gestion des membres des comités.
• Préparation des réunions des comités.
• Pendant les réunions: enregistrer les présences et gérer les aspects de la réunion en ligne, rédiger les procès-verbaux, et superviser les procédures de vote via la plateforme EVote en ligne.
• Activités postérieures à la réunion : assurer le suivi des motions et des actions, tenir un registre des motions et assurer le stockage adéquat des dossiers de réunion conformément aux politiques de l'Université d'Alberta.

Autres tâches selon les besoins.

Nous recherchons une personne possédant les qualifications suivantes :

• Diplôme de l'enseignement secondaire, diplôme universitaire préféré.
• Bilinguisme : maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.
• Excellentes aptitudes à la communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Minimum 2 ans d'expérience dans le soutien administratif de haut niveau.
• Une expérience en matière de gouvernance est un atout.
• Compétences avancées en MS Word, Excel et PowerPoint.
• Connaissance avancée des plateformes de communication (Microsoft Teams, Zoom).
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, pour traiter avec un large éventail de personnes et fournir des informations claires et précises.
• Compétences en matière de rédaction, d'édition et de relecture, exigeant précision et souci du détail.
• Discrétion, tact et capacité à respecter une stricte confidentialité ; capacité à représenter CSJ de manière professionnelle.
• Compétences analytiques et pratiques efficaces en matière de résolution de problèmes afin d'aider à résoudre des questions administratives et de formuler des recommandations appropriées. Capacité à déterminer quand il convient d'escalader les problèmes et de recommander des options.
• Excellentes capacités d'organisation et de gestion du temps pour coordonner son propre travail.
• Engagement à contribuer à une culture de confiance, d'efficacité et d'exécution.

Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en considération. Le Campus Saint-Jean est engagé pour une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution. Dans votre lettre de présentation, veuillez nous dire ce que cela signifie pour vous. Les candidatures reçues sans lettre de motivation et/ou les candidatures reçues sans lettre de motivation comprenant une réponse à la question de la culture de la confiance, de l’efficacité et de l’exécution ne seront pas prises en considération.

À l’Université de l’Alberta, nous nous engageons à créer un processus d’embauche inclusif et accessible pour tous les candidats. Si vous avez besoin d’aménagements pour participer au processus d’entretien, veuillez nous en informer au moment de la réservation de votre entretien et nous ferons tout notre possible pour répondre à vos besoins.

L’Université de l’Alberta s’engage à embaucher de manière équitable une main-d’œuvre diversifiée et inclusive. Nous accueillons les demandes de toutes les personnes qualifiées. Nous encourageons les candidatures des femmes, des membres des Premières Nations, des Métis et des Inuits, des membres des groupes minoritaires visibles, des personnes handicapées, des personnes de toutes les orientation sexuelle ou identités et expressions du genre, et de tous ceux qui peuvent contribuer à la diversification des idées et de l’université.

Administration and Governance Coordinator 

Please note that as Campus Saint Jean is the Francophone faculty of the University of Alberta, applicants must be fluent in spoken and written French. Applications must be submitted in French to be considered. This competition is only open to internal candidates.

This position is a part of the Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

This position offers a second language premium of 5% and a comprehensive benefits package, which can be viewed at: Faculty & Staff Benefits.

Position Type – Full-time Operating Permanent

Location - Work primarily takes place at Campus Saint-Jean, Edmonton.

Working at the University of Alberta

The University of Alberta acknowledges that we are located on Treaty 6 territory, and respects the histories, languages and cultures of First Nations, Métis, Inuit and all First Peoples of Canada, whose presence continues to enrich our vibrant community.

The University of Alberta is a community of knowledge seekers, change makers and world shapers who lead with purpose each and every day. We are home to over 14,000 faculty and staff, more than 40,000 students and a growing community of 300,000 alumni worldwide.

Your work will have a meaningful influence on a fascinating cross-section of people — from our students and community members, to our renowned researchers and innovators, making discoveries and generating solutions that make the world healthier, safer, stronger and more just. Learn more.

The organization: Campus Saint-Jean at the University of Alberta

Campus Saint-Jean is a multicultural Francophonie within one of the most important and prestigious academic institutions in the world, the University of Alberta. It is a place of diverse culture and inclusion; a place of innovative and quality research and teaching; an institution of opportunity for all, offering higher education in French in Alberta, for Canada and the world. At Campus Saint-Jean, we are shaping the next generation of thinkers, researchers, teachers, doers, leaders, entrepreneurs, and executives who will serve the needs of the Francophonie within Canada's dual linguistic society; opening new horizons for a knowledge economy and responding to the call of the world's great challenges.

The position:  

Under the supervision of the Team Lead, Executive Administration, the Administration and Governance Coordinator is responsible for providing administrative support to select members of the senior leadership team at Campus Saint-Jean. This role includes coordinating governance activities, offering administrative support for CSJ Academic Committees, and acting as backup reception for the Office of the Dean.

The coordinator will carry out various administrative duties to support the operations within the Dean's administrative area, collaborating closely with the Vice Dean to coordinate governance activities for Campus Saint-Jean. The position also involves assisting with governance matters related to the General Faculty Council and other areas of University Governance.

Job duties include, but are not limited to:

Administrative support

• Provide administrative assistance to the Vice-Dean and Director of Campus Operations, supporting daily operations and scheduling.
• Manage room bookings for various internal and external stakeholders, including events, research, and teaching, and coordinate catering when necessary.
• Perform routine financial tasks such as credit card reconciliation, billing and expense reports.
• Assist the Director of Infrastructure and Strategic Projects with space management, embarkation and disembarkation activities and access control.
• Support the Safety, Security and Infrastructure Committee in its administrative tasks, including scheduling meetings and managing security equipment inventories.

Back-up reception support  

• Provide reception coverage during lunch hours and when the receptionist is away, including greeting and directing visitors in-person, by phone, and online.
• Manage mail and deliveries, ensuring they are received, sorted, and distributed efficiently.
• Handle shipment arrangements as needed.
• Ensure office equipment (e.g., photocopier, printer, fax, phones) is functioning properly, addressing service requests as needed.

General governance coordination and support 

• Serve as the first point of contact for governance-related matters at CSJ.
• Provide administrative support to CSJ governance operations, ensuring compliance with University of Alberta policies and procedures.
• Act as the primary liaison with the University Secretariat (Governance) and keep CSJ leadership informed of developments from U of A committees.
• Prepare background information, briefing documents, and materials for senior faculty and university committees.
• Keep the CSJ governance intranet updated with committee lists, terms of reference, and other essential documents.
• Prepare agendas, minutes, voting reports, and other documentation for governance meetings.

Calendar 

• Maintain and update the UA Calendar with accurate information about CSJ Faculty and programs annually.
• Review the Campus Saint-Jean section of the UA Calendar to ensure all approved changes are reflected.

Direct committee support

• Committee coordination: provide support to CSJ's four main committees, including organizing meetings and managing members.
• Management of committee members.
• Preparation for committee meetings.
• During meetings: record attendance and manage online aspects of the meeting, draft minutes, and oversee voting procedures via the online EVote platform.
• Post-meeting activities: track motions and actions, maintain a record of motions, and ensure proper storage of meeting records in accordance with University of Alberta policies.

Other duties as required.

We are looking for someone with the following qualifications:

• High school diploma, university degree preferred.
• Bilingual: fluent in French and English, both spoken and written.
• Excellent communication skills, verbal and written.
• 2-3 years of senior administrative support.
• Experience with governance is an asset.
• Advanced MS Word, Excel and PowerPoint skills.
• Advanced knowledge in communication platforms (Microsoft Teams, Zoom).
• Excellent interpersonal and communications skills, both verbal and written, to deal with a broad range of individuals and to provide clear and accurate information.
• Writing, editing, and proofreading skills, requiring accuracy and strict attention to detail.
• Discretion, tactfulness, and ability to adhere to strict confidentiality; ability to professionally represent CSJ.
• Effective analytical and practical problem-solving skills to help resolve administrative issues and make appropriate recommendations. Ability to identify when to escalate issues and recommend options.
• Excellent organizational and time-management skills to coordinate own work.
• A commitment to contributing to a culture of trust, effectiveness, and execution.

Applications must include both a resume and a cover letter and be submitted in French to be considered. Campus Saint-Jean is committed to a culture of trust, effectiveness, and execution. In your cover letter, please tell us what this means to you.

Applications received without a cover letter and/or applications received without a cover letter that does include a response to the question of a culture of trust, effectiveness, and execution will not be considered.