Réceptionniste/Assistant Administratif / Receptionist/Administrative Assistant

Competition 2321

Réceptionniste/Assistant Administratif

Veuillez noter que le Campus Saint-Jean est la faculté francophone de l’Université de l’Alberta. Les candidats doivent donc parler et écrire couramment le français. Les candidatures doivent être soumises en français pour être prises en compte.

Type de position – Poste à temps plein, permanent.

Ce poste fait partie de l’Association du personnel non académique de l'Université de l'Alberta / Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).  

Ce poste offre une prime de bilinguisme 5% et un ensemble complet d'avantages sociaux, qui peuvent être consultés à l'adresse suivante: Bénéfices des employés.

Emplacement - Les travaux se déroulent principalement au Campus Saint-Jean, à Edmonton.

Travailler à l'Université de l'Alberta

L'Université de l'Alberta reconnaît que nous sommes situés sur le territoire du Traité 6 et respecte les histoires, les langues et les cultures des Premières Nations, des Métis, des Inuits et de tous les premiers peuples du Canada, dont la présence continue d'enrichir notre communauté dynamique.

L'Université de l'Alberta est une communauté de personnes qui recherchent le savoir, des acteurs du changement qui forgent le monde et qui mènent avec intention, jour après jour. Notre communauté comprend plus de 14 000 membres du corps professoral et du personnel, plus de 40 000 membres de la communauté étudiante et 260 000 alumni dans le monde entier.

Votre travail aura une influence significative sur un large éventail de personnes — de notre corps étudiant aux membres de notre communauté, en passant par nos équipes de recherche et d’innovation renommées. Vous contribuerez ainsi à des découvertes et des solutions qui rendent le monde plus sain, plus sûr, plus fort et plus juste. En savoir plus.

L'organisation : Campus Saint-Jean de l'Université de l'Alberta

Le Campus Saint-Jean est une communauté multiculturelle de la Francophonie au sein de l'une des institutions académiques les plus importantes et les plus prestigieuses au monde, l'Université de l'Alberta. C'est un lieu de culture diversifiée et d'inclusion. Un lieu de recherche et d'enseignement innovateurs et de qualité. Un établissement qui offre des possibilités à tous, qui offre un enseignement supérieur en français en Alberta, pour le Canada et le monde. Au Campus Saint-Jean, nous formons la prochaine génération de penseurs, de chercheurs, d'enseignants, d'acteurs, de leaders, d'entrepreneurs et de cadres qui répondront aux besoins de la francophonie, de la dualité linguistique canadienne et de la société, qui ouvriront de nouveaux horizons à l'économie du savoir et qui répondront à l'appel des grands défis mondiaux.

Le poste : Réceptionniste/assistant administratif

Relevant du chef d’équipe, bureau du Doyen et service administratif, la personne titulaire du poste agit comme premier point de contact pour le personnel, les étudiants, les visiteurs et les diplômés du Campus Saint-Jean. Elle doit faire preuve d’une grande capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et posséder une bonne connaissance des programmes et du fonctionnement de l’Université de l’Alberta.

Les tâches du poste incluent :

Accueil et réception

• Ouvrir et fermer la réception selon les horaires de l’Université.
• Assurer l’accueil pour l’ensemble du Campus Saint-Jean, y compris les visiteurs du Doyen, des vice-doyens, des directeurs associés et de la direction générale.
• Accueillir, orienter et informer le public, le personnel, les étudiants et les diplômés ; répondre ou rediriger les demandes reçues en personne, par téléphone ou par courriel.
• Coordonner la venue des visiteurs, invités et délégations (itinéraires, orientation, etc.).
• Maintenir une connaissance à jour des programmes académiques et linguistiques afin de bien renseigner les usagers.
• Gérer l’accès par carte, mettre à jour la base de données et appliquer les restrictions lors des congés.
• Surveiller et maintenir l’état du courrier, des salles de travail et des salles de réunion ; attribuer les cases postales et assurer la distribution du courrier.
• Gérer l’inventaire des clés et leur attribution via le logiciel SimpleK.
• Tenir à jour le manuel des procédures de la réception.

Soutien administratif

• Rechercher, commander et superviser les services de traiteur.
• Mettre à jour les répertoires, la signalisation et les outils d’orientation dans le bâtiment.
• Traiter les commandes d’achats (SupplyNet) et gérer l’inventaire des fournitures de bureau.
• Effectuer la conciliation mensuelle des cartes d’achat (PCard) et assurer la conformité aux politiques.
• Traiter les dépôts de caisse, les paiements et les transactions électroniques.
• Gérer la boîte courriel csjtrans et collaborer avec les partenaires financiers et les services centraux.
• Assurer le bon fonctionnement du matériel de bureau et coordonner les demandes de service.
• Gérer les systèmes de réservation de salles en collaboration avec les Relations externes.
• Collecter et déposer les cautions de clés, gérer les cartes d’accès temporaires pour les invités et événements spéciaux.
• Appuyer la logistique des événements (réservations, invitations, RSVP, traiteur, badges, etc.).
• Gérer la documentation administrative : classement, numérisation, archivage selon les politiques.
• Commander du mobilier, préparer les demandes de travaux et suivre les requêtes de maintenance.
• Mettre à jour les listes téléphoniques, les répertoires électroniques et l’affichage des informations.
• Fournir un soutien occasionnel à d’autres membres de l’équipe selon les besoins.
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Nous recherchons une personne possédant les qualifications suivantes :

• Diplôme d’études postsecondaires (minimum deux ans) ; un diplôme collégial ou universitaire est un atout.
• Minimum de deux ans d’expérience en soutien administratif dans une grande organisation.
• Bilingue français-anglais.
• Excellentes aptitudes en communication, organisation et service à la clientèle.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des applications Google.
• Connaissances de base en comptabilité et en processus financiers.
• Capacité à gérer plusieurs priorités, à travailler de façon autonome et en équipe.
• Sens de la confidentialité, rigueur et souci du détail.
• Compétence interculturelle et professionnalisme.

Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en considération. Le Campus Saint-Jean est engagé pour une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution. Dans votre lettre de présentation, veuillez nous dire ce que cela signifie pour vous.

Les candidatures reçues sans lettre de motivation et/ou les candidatures reçues sans lettre de motivation comprenant une réponse à la question de la culture de la confiance, de l’efficacité et de l’exécution ne seront pas prises en considération.

Receptionist/Administrative Assistant

Please note that as Campus Saint Jean is the Francophone faculty of the University of Alberta, applicants must be fluent in spoken and written French. Applications must be submitted in French to be considered.

This position is a part of the Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA). 

This position offers a second language premium of 5% and a comprehensive benefits package, which can be viewed at: Faculty & Staff Benefits.

Position Type – Full-time Operating Permanent

Location - Work primarily takes place at Campus Saint-Jean, Edmonton.

Working at the University of Alberta

The University of Alberta acknowledges that we are located on Treaty 6 territory, and respects the histories, languages and cultures of First Nations, Métis, Inuit and all First Peoples of Canada, whose presence continues to enrich our vibrant community.

The University of Alberta is a community of knowledge seekers, change makers and world shapers who lead with purpose each and every day. We are home to over 14,000 faculty and staff, more than 40,000 students and a growing community of 300,000 alumni worldwide.

Your work will have a meaningful influence on a fascinating cross-section of people — from our students and community members, to our renowned researchers and innovators, making discoveries and generating solutions that make the world healthier, safer, stronger and more just. Learn more.

The organization: Campus Saint-Jean at the University of Alberta

Campus Saint-Jean is a multicultural Francophonie within one of the most important and prestigious academic institutions in the world, the University of Alberta. It is a place of diverse culture and inclusion; a place of innovative and quality research and teaching; an institution of opportunity for all, offering higher education in French in Alberta, for Canada and the world. At Campus Saint-Jean, we are shaping the next generation of thinkers, researchers, teachers, doers, leaders, entrepreneurs, and executives who will serve the needs of the Francophonie within Canada's dual linguistic society; opening new horizons for a knowledge economy and responding to the call of the world's great challenges.

The position: 

Reporting to the Team Lead, Executive and Administrative Services, this role is the first point of contact for staff, students, visitors, and alumni. The incumbent must multitask effectively and have a solid understanding of Campus Saint-Jean’s programs and University structure.

Reception 

• Open/close reception per University hours.
• Provide reception services for Campus Saint-Jean including Dean’s Office and senior staff visitors.
• Greet/direct public, staff, students, alumni; respond or redirect inquiries via phone, email, or in person.
• Coordinate visitors, guests, delegations with directions and itineraries.
• Maintain knowledge of academic and language programs to inform and guide visitors.
• Assign/manage proximity card access and holiday restrictions in the database.
• Monitor mail, workroom, meeting rooms; allocate mailbox space; provide mail services.
• Manage key inventory and track assignments using SimpleK software.
• Maintain up-to-date Receptionist Procedure Manual.

Administrative assistance 

• Research, order, and oversee catering.
• Update building directories, signage, and way-finding.
• Process SupplyNet purchase orders; maintain office supply inventory.
• Perform monthly PCard reconciliations; ensure policy compliance.
• Process cashier deposits, operating payables, and payment terminal transactions.
• Manage csjtrans mailbox; liaise with Finance Partner and Shared Services.
• Ensure office equipment functionality; coordinate service requests.
• Maintain room booking systems with External Relations.
• Collect and deposit key deposits; manage guest OneCard inventory.
• Assist with event logistics: bookings, invitations, RSVPs, catering, VIP liaison.
• Manage records system: filing, digitizing, archiving per retention guidelines.
• Order furniture; prepare work requisitions.
• Maintain phone, address, and database lists including electronic directories.
• Update building key inventory and distribution.
• Post bulletin board information.
• Order business cards, letterhead, envelopes.
• Report and follow up on maintenance requests; support facilities matters.
• Provide coverage and assistance to co-workers as needed.
• Perform other duties as assigned.

We are seeking a candidate with the following qualifications:

• Minimum two years post-secondary education; diploma or degree preferred.
• Minimum two years’ experience in administrative support in a large organization.
• Bilingual french-english.
• Strong communication, organizational, and client service skills.
• Proficient in Microsoft Office and Google Suite.
• Basic knowledge of accounting and financial processes.
• Ability to multitask, work independently and collaboratively.
• Cultural competency and attention to detail.

Applications must include both a resume and a cover letter and be submitted in French to be considered. Campus Saint-Jean is committed to a culture of trust, effectiveness, and execution. In your cover letter, please tell us what this means to you.

Applications received without a cover letter and/or applications received without a cover letter that does include a response to the question of a culture of trust, effectiveness, and execution will not be considered.