Coordonnateur/rice des horaires CSJ et Assistant/e des services aux étudiants / CSJ Scheduler and Student Services Assistant

Competition 2408

Coordonnateur/rice des horaires CSJ et Assistant/e des services aux étudiants

Veuillez noter que le Campus Saint-Jean est la faculté francophone de l’Université de l’Alberta. Les candidats doivent donc parler et écrire couramment le français. Les candidatures doivent être soumises en français pour être prises en compte.

Type de position – Poste à temps plein, permanent

Ce poste fait partie de l’Association du personnel non académique de l'Université de l'Alberta / Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

Ce poste offre une prime de bilinguisme et un ensemble complet d'avantages sociaux que vous pouvez consulter à l'adresse suivante: Bénéfices des employés.

Emplacement - Les travaux se déroulent principalement au Campus Saint-Jean, à Edmonton.

Travailler à l'Université de l'Alberta

L'Université de l'Alberta reconnaît que nous sommes situés sur le territoire du Traité 6 et respecte les histoires, les langues et les cultures des Premières Nations, des Métis, des Inuits et de tous les premiers peuples du Canada, dont la présence continue d'enrichir notre communauté dynamique.

L'Université de l'Alberta est une communauté de personnes qui recherchent le savoir, des acteurs du changement qui forgent le monde et qui mènent avec intention, jour après jour. Notre communauté comprend plus de 14 000 membres du corps professoral et du personnel, plus de 40 000 membres de la communauté étudiante et 260 000 alumni dans le monde entier.

Votre travail aura une influence significative sur un large éventail de personnes — de notre corps étudiant aux membres de notre communauté, en passant par nos équipes de recherche et d’innovation renommées. Vous contribuerez ainsi à des découvertes et des solutions qui rendent le monde plus sain, plus sûr, plus fort et plus juste. En savoir plus.

L’organisation : Campus Saint-Jean de l'Université de l'Alberta

Le Campus Saint-Jean (CSJ) est une communauté multiculturelle de la Francophonie au sein de l'une des institutions académiques les plus importantes et les plus prestigieuses au monde, l'Université de l'Alberta. C'est un lieu de culture diversifiée et d'inclusion. Un lieu de recherche et d'enseignement innovateurs et de qualité. Un établissement qui offre des possibilités à tous, qui offre un enseignement supérieur en français en Alberta, pour le Canada et le monde. Au Campus Saint-Jean, nous formons la prochaine génération de penseurs, de chercheurs, d'enseignants, d'acteurs, de leaders, d'entrepreneurs et de cadres qui répondront aux besoins de la francophonie, de la dualité linguistique canadienne et de la société, qui ouvriront de nouveaux horizons à l'économie du savoir et qui répondront à l'appel des grands défis mondiaux.

Le poste : Coordonnateur/rice des horaires CSJ – Assistant/e aux services aux étudiants

Sous la direction de la Gestionnaire des programmes académiques, de la planification et de la gouvernance, le/la Coordonnateur/rice des horaires – assistant(e) des services aux étudiants est un membre clé de l'équipe des services aux étudiants du Campus Saint-Jean. Il/elle est responsable de la supervision et de la coordination de toutes les activités liées aux horaires académiques (cours et réservations de salles), y compris, mais sans s'y limiter, les cours réguliers, les laboratoires, les ateliers, les autres offres académiques du Campus Saint-Jean (cours de langues), les examens de mi-session, les examens finaux, les examens différés et les examens accommodés. Le/la titulaire du poste apporte également son aide et son soutien aux activités administratives clés au sein de l'unité des services aux étudiants.

Le/la titulaire est responsable de l'amélioration continue des processus de planification des cours, des examens et des examens accommodés pour le Campus Saint-Jean afin d'améliorer la réussite et l'expérience de nos étudiants.

Les tâches du poste incluent :

Horaire principal des cours/planification des cours/planification des espaces du CSJ

• Superviser les horaires des cours et le système de réservation des salles pour tous les programmes du Campus Saint-Jean (premier cycle, deuxième cycle, CCA, CSJ Campus Calgary et l'École de langues).
• Créer et maintenir les horaires des étudiants semestre par semestre pour chaque programme académique offert par le Campus Saint-Jean afin d'aider à optimiser les horaires des étudiants, des instructeurs et des installations.
• Se servir du nombre d'inscriptions prévu pour déterminer la taille et la capacité des classes et s'assurer que les salles sont bien utilisées.
• Assurer la liaison avec toutes les facultés et tous les départements offrant des cours de service aux étudiants du Campus Saint-Jean afin d'assurer des horaires sans conflit et de leur fournir les nombres d'inscriptions prévus.
• Assurer la liaison avec Exams & Timetabling Office (ETT) pour confirmer, modifier et créer l'horaire des cours, ainsi que pour créer et mettre à jour les restrictions et le codage des cours dans Campus Solutions.
• Superviser l'affectation de tous les espaces pédagogiques dans les horaires de salles Google Calendar pour toutes les classes du Campus Saint-Jean.
• Développer et maintenir des systèmes de fichiers qui permettent une gestion efficace des cours et un soutien à l'enseignement.

Affectation des instructeurs

• Conçoit et tient à jour un dossier de toutes les affectations d'enseignement avant chaque semestre d'enseignement.
• Fournit toutes les informations nécessaires au bureau du doyen pour établir les contrats de travail des instructeurs, y compris le personnel enseignant académique et les instructeurs principaux des étudiants aux études supérieures.
• Surveiller les inscriptions aux cours chaque semestre et indiquer si de nouvelles sections sont nécessaires.
• Veiller à ce qu'un instructeur soit toujours affecté à tous les cours dans Campus Solutions.

Programmation des examens

• Gère le processus d'examens pour le Campus Saint-Jean, y compris la programmation des examens intermédiaires consolidés, des examens finaux et de tous les examens spéciaux (y compris les examens différés et les réexamens).
• Assurer la liaison avec ETT et les directeurs de programme afin de planifier les examens finaux en respectant la date limite fixée par ETT.
• Conseiller le personnel sur la politique et les procédures relatives aux examens.
• Supervise la réservation des salles d'examen pour les examens de mi-sessios, les examens finaux et toutes les salles d'examen accommodés.

Examens accommodés

• Supervise la mise en place d'examens accommodés en travaillant en étroite collaboration avec le Dean of Students - Accommodations and Accessibility Office, ainsi qu'avec les instructeurs.
• Maintenir et mettre à jour le manuel de formation et de processus d'accommodement pour le personnel et les surveillants (étudiants aux études supérieures).
• Engager des étudiants aux études supérieures comme surveillants d'examen pour les examens de mi-session et les examens finaux.
• Comprendre la politique et les procédures de l'université en ce qui concerne les examens accommodés et leur processus.

Soutien aux services aux étudiants et autres tâches

• Travailler avec le coordonnateur de la gouvernance et de l'administration pour s'assurer que l’annuaire universitaire est à jour.
• Travailler avec le directeur de l'infrastructure, des projets stratégiques, de la sécurité et de la gestion des risques, le coordonnateur des événements et les membres du bureau du doyen afin de créer et de maintenir des processus de réservation pour les espaces contrôlés du Campus Saint-Jean.
• Superviser le processus USRI (Universal Student Ratings of Instructors) / SPOT (Student Perspectives of Teaching) pour tous les cours du CSJ à la fin de chaque semestre.
• Peut être appelé à soutenir le Bureau des services aux étudiants pendant les périodes de pointe ; cela peut inclure des activités telles que le rendement académique, la Convocation et l'assistance lors d'événements spéciaux.
• Autres tâches selon les besoins.

Nous recherchons une personne possédant les qualifications suivantes :

• Diplôme de premier cycle ;
• Une connaissance et une maîtrise avancées de PeopleSoft (Campus Solutions) et de Microsoft Office, en particulier d'Excel, sont essentielles ;
• Solide connaissance des politiques et procédures de l'université ;
• Excellentes compétences en matière de communication (orale et écrite), de relations interpersonnelles et d'organisation ;
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à établir des priorités, à travailler de manière indépendante et à élaborer des stratégies pour résoudre les problèmes ;
• Excellence démontrée dans l'attention portée aux détails ;
• Deux ans d'expérience dans un rôle lié à l'administration ;
• Capacité à travailler avec de multiples parties prenantes, et à coordonner des demandes concurrentes ;
• Familiarité avec l'aménagement du campus et les installations du Campus Saint-Jean ;
• Un esprit logique et analytique - la capacité d'analyser des combinaisons complexes de données ;
• Connaissance du processus d'admission, des exigences des programmes académiques, des changements de calendrier ;

Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en considération. Le Campus Saint-Jean est engagé pour une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution. Dans votre lettre de présentation, veuillez nous dire ce que cela signifie pour vous. Les candidatures reçues sans lettre de motivation et/ou les candidatures reçues sans lettre de motivation comprenant une réponse à la question de la culture de la confiance, de l’efficacité et de l’exécution ne seront pas prises en considération.

CSJ Scheduler and Student Services Assistant

Please note that as Campus Saint Jean is the Francophone faculty of the University of Alberta, applicants must be fluent in spoken and written French.  APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED IN FRENCH TO BE CONSIDERED.

Position type – Full time, Permanent

This position is a part of the Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

This position offers a bilingual premium and a full benefits package, which can be viewed at: Faculty & Staff Benefits.

Location - Work primarily takes place at Campus Saint-Jean, Edmonton.

Working at the University of Alberta

The University of Alberta acknowledges that we are located on Treaty 6 territory, and respects the histories, languages and cultures of First Nations, Métis, Inuit and all First Peoples of Canada, whose presence continues to enrich our vibrant community.

The University of Alberta is a community of knowledge seekers, change makers and world shapers who lead with purpose each and every day. We are home to over 14,000 faculty and staff, more than 40,000 students and a growing community of 300,000 alumni worldwide.

Your work will have a meaningful influence on a fascinating cross-section of people — from our students and community members, to our renowned researchers and innovators, making discoveries and generating solutions that make the world healthier, safer, stronger and more just. Learn more.

The organization: Campus Saint-Jean at the University of Alberta

Campus Saint-Jean (CSJ) is a multicultural Francophone faculty within one of the most important and prestigious academic institutions in the world, the University of Alberta. It is a place of diverse culture and inclusion; a place of innovative and quality research and teaching; an institution of opportunity for all, offering higher education in French in Alberta, for Canada and the world. At Campus Saint-Jean, we are shaping the next generation of thinkers, researchers, teachers, doers, leaders, entrepreneurs, and executives who will serve the needs of the Francophonie within Canada's dual linguistic society; opening new horizons for a knowledge economy and responding to the call of the world's great challenges.

The position: CSJ Scheduler – Student Services Assistant

Under the direction of the Manager, Academic Programs, Planning, and Governance, the Scheduling Coordinator – Student Services Assistant is a key member of Campus Saint-Jean Student Services team and is responsible for overseeing and coordinating all academic scheduling activities (courses and room bookings), included but not limited to regular courses, laboratories, workshops, other Campus Saint-Jean academic offerings (language courses), midterm exams, final exams, deferred exams, and accommodated exams. This position also assists and is lead support in key administrative activities within the Student Services Unit.

The incumbent is responsible for continuous improvement of the course, exam and accommodated exam scheduling processes for Campus Saint-Jean to improve on the success and experience of our students.

Select duties include:

Course Master Timetable/Class Scheduling/CSJ Space Scheduling

• Oversee the class schedules and room reservation booking system for all programs at Campus Saint-Jean (Undergraduate, Graduate, CCA, CSJ Campus Calgary and the Language School).
• Create and maintain term-by-term student schedules for each academic program offered by Campus Saint-Jean to assist with optimizing student, instructor and facility schedules.
• Use projected enrolment numbers to determine class sizes and capacities and ensure that rooms are well utilized.
• Liaise with all faculties and departments offering service courses for Campus Saint-Jean students to ensure conflict free schedules and to provide them with expected enrolment numbers.
• Liaise with Exams & Timetabling Office (ETT) to confirm, change, and create the class schedule, as well as create and update class restrictions and coding in Campus Solutions.
• Oversee the assignment of all instructional spaces in Google Calendars Room schedules for all Campus Saint-Jean classes.
• Develop and maintain file systems that provide effective course management and teaching support.

Instructor Assignments

• Designs and maintains a file of all teaching assignments in advance of each teaching semester.
• Provides all information needed for the Office of the Dean to produce employment contracts for instructors including Academic Teaching Staff and graduate student Principal Instructors.
• Monitors enrollment on courses every semester and advise if new sections may be needed.
• Ensure all courses in Campus Solutions are always assigned an instructor.

Examination Scheduling

• Manages the exam process for Campus Saint-Jean including: the scheduling of consolidated midterms, final exams and all special exams (including deferred and re-exams).
• Liaises with ETT and Program Directors to schedule final exams respecting the deadline set out by ETT.
• Advises staff on policy and procedures for examinations.
• Oversee midterm, final exam and all accommodated exam room bookings.

Accommodated Exams

• Oversees the provision of accommodated exams by work closely with the Dean of Students Accommodations and Accessibility office, as well as instructors.
• Maintains and updates the training and accommodation process manual for staff and the Graduate Student proctors.
• Hires graduate students as exam proctors for midterm and final exams.
• Understand University Policy and Procedure in regards to accommodated exams and their process.

Student Services Support and Other Duties

• Work with the Governance & Administration Coordinator on ensuring the University Calendar is up-to-date.
• Work with the Director – Infrastructure, Strategic Projects, Safety and Risk Management, the Events Coordinator, and members of the Office of the Dean to create and maintain booking processes for Campus Saint-Jean controlled spaces.
• Oversees the USRI (Universal Student Ratings of Instructors) /Student Perspectives of Teaching (SPOT) process for all CSJ courses at the end of each semester.
• May be asked to support the Student Services Office during peak times – this may include activities like Academic Standing, Convocation and assisting with special events.
• Other duties as required.

We are looking for someone with the following qualifications

• Undergraduate degree;
• Advanced knowledge and proficiency in PeopleSoft (Campus Solutions) and Microsoft Office, especially Excel, is essential;
• Strong knowledge of University policies and procedures;
• Excellent communication (oral and written), interpersonal and organizational skills;
• Ability to multitask, prioritize, work independently and develop strategies to solve problems;
• Demonstrated excellence in paying attention to detail;
• Two years’ experience in an administration related role;
• Ability to work with multiple stakeholders, and to coordinate competing demands;
• Familiarity with campus layout and Campus Saint-Jean facilities;
• A logical and analytical mind – the ability to analyze complex combinations of data;
• Knowledge of admissions process, academic program requirements, calendar changes;

Applications must include both a resume and a cover letter and be submitted in French to be considered. Campus Saint-Jean is committed to a culture of trust, effectiveness, and execution. In your cover letter, please tell us what this means to you. Applications received without a cover letter that includes a response to the question of a culture of trust, effectiveness, and execution will not be considered.