Assistant.e Administratif.ive - RELEX / Administrative Assistant - RELEX

Competition 2474

Assistant.e Administratif.ive - RELEX

Veuillez noter que le Campus Saint-Jean est la faculté francophone de l’Université de l’Alberta. Les candidats doivent donc parler et écrire couramment le français. Les candidatures doivent être soumises en français pour être prises en compte.

Type de position – Poste à temps plein, temporaire (date de fin 31 mars 2027)

Ce poste fait partie de l’Association du personnel non académique de l'Université de l'Alberta / Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

Ce poste offre une prime de bilinguisme et un ensemble complet d'avantages sociaux que vous pouvez consulter à l'adresse suivante: Bénéfices des employés.

Emplacement - Les travaux se déroulent principalement au Campus Saint-Jean, à Edmonton.

Travailler à l'Université de l'Alberta

L'Université de l'Alberta reconnaît que nous sommes situés sur le territoire du Traité 6 et respecte les histoires, les langues et les cultures des Premières Nations, des Métis, des Inuits et de tous les premiers peuples du Canada, dont la présence continue d'enrichir notre communauté dynamique.

L'Université de l'Alberta est une communauté de personnes qui recherchent le savoir, des acteurs du changement qui forgent le monde et qui mènent avec intention, jour après jour. Notre communauté comprend plus de 14 000 membres du corps professoral et du personnel, plus de 40 000 membres de la communauté étudiante et 260 000 alumni dans le monde entier.

Votre travail aura une influence significative sur un large éventail de personnes — de notre corps étudiant aux membres de notre communauté, en passant par nos équipes de recherche et d’innovation renommées. Vous contribuerez ainsi à des découvertes et des solutions qui rendent le monde plus sain, plus sûr, plus fort et plus juste. En savoir plus.

L’organisation : Campus Saint-Jean de l'Université de l'Alberta

Le Campus Saint-Jean (CSJ) est une communauté multiculturelle de la Francophonie au sein de l'une des institutions académiques les plus importantes et les plus prestigieuses au monde, l'Université de l'Alberta. C'est un lieu de culture diversifiée et d'inclusion. Un lieu de recherche et d'enseignement innovateurs et de qualité. Un établissement qui offre des possibilités à tous, qui offre un enseignement supérieur en français en Alberta, pour le Canada et le monde. Au Campus Saint-Jean, nous formons la prochaine génération de penseurs, de chercheurs, d'enseignants, d'acteurs, de leaders, d'entrepreneurs et de cadres qui répondront aux besoins de la francophonie, de la dualité linguistique canadienne et de la société, qui ouvriront de nouveaux horizons à l'économie du savoir et qui répondront à l'appel des grands défis mondiaux.

Le poste 

L’assistant.e administratif.ive – RELEX joue un rôle clé dans le soutien et l'avancement des initiatives stratégiques internationales et nationales et des opérations quotidiennes au sein de l'équipe des relations externes (RELEX) du Campus Saint-Jean (CSJ). Ce rôle comporte plusieurs facettes. Le.la titulaire apportera son soutien à la gestion des horaires et du calendrier, à la coordination de projets, à la préparation de rapports, à la planification d'événements et aux activités de collecte de fonds et d'engagement. La capacité à assurer une communication efficace et l'efficience opérationnelle, tant à l’interne au sein du département qu'à l’externe avec les parties prenantes nationales et internationales, est au cœur de ce poste. Le.la titulaire est chargé.e d'organiser et de maintenir un système d'archivage complet et de gérer efficacement les documents.

Les tâches du poste incluent :

Soutien au programme des relations externes

• Contribuer à l'organisation et à la coordination d'événements de collecte de fonds et d'initiatives d'engagement en matière de relations gouvernementales nationales et internationales.
• Rédiger et envoyer des lettres et des courriels aux membres de la communauté, aux anciens étudiants et aux donateurs (par exemple, des lettres de remerciement pour les dons, les événements, les mises à jour, etc.), mettre à jour la base de données des anciens étudiants et répondre à diverses demandes des anciens étudiants.
• Aider à la création de matériel promotionnel, tel que des affiches et des messages sur les médias sociaux.

Support administratif

• Gérer et/ou aider à la gestion des calendriers et à la programmation des réunions. Gérer la programmation des visites et des réunions ; faire les réservations de voyage, élaborer des itinéraires et préparer et rassembler les documents de base, le cas échéant.
• Examiner les demandes de renseignements reçues en personne, par téléphone et par voie électronique, selon les besoins. Gérer la boîte de réception principale des courriels pour les relations externes du CSJ.
• Fournir un soutien pour les réunions et les événements en dehors des heures de travail, selon les besoins.
• Faciliter les interactions avec les contractants externes, en veillant à une communication efficace et à l'alignement des projets.

Généralités

• Aider au suivi des budgets et des dépenses, à la réconciliation des cartes de crédit, à la soumission et à l'examen des rapports de voyage et de dépenses, etc.
• Contribuer à une culture de confiance, d'efficacité, d'exécution, de travail d'équipe et de coopération. Présenter une image positive et professionnelle de l'UA et de CSJ lors des interactions avec les donateurs, les employés, les clients, les visiteurs et les autres parties prenantes externes. Maintenir un haut niveau de confidentialité dans toutes les interactions.
• Coordonner les achats pour les événements, l'engagement et les initiatives de développement.
• Assister d'autres programmes du CSJ tels que le CNFS dans la distribution de courriels, le suivi et les enquêtes auprès des parties prenantes.
• Autres tâches selon les besoins.

Nous recherchons une personne possédant les qualifications suivantes :

• Diplôme d'études supérieures au minimum, de préférence un diplôme de premier cycle ; au moins deux ans d'expérience dans une fonction administrative, de préférence dans un environnement à but non lucratif, de collecte de fonds ou de marketing. Une combinaison équivalente d'études peut être considérée.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office et expérience de la gestion de bases de données.
• Connaissance avancée d'Adobe Pro, Survey Monkey, MailChimp, Canva, VSDC, Google Suites et d'autres programmes utilisés pour le marketing et la communication.
• Solides compétences en matière d'organisation, de gestion de projet et de gestion du temps, avec la capacité d'établir des priorités et de gérer des demandes conflictuelles.
• Excellentes aptitudes à la communication, tant écrite que verbale. Maîtrise avancée du français et de l'anglais : à l'oral, à la lecture et à l'écriture.
• Compétences organisationnelles exceptionnelles : souci du détail, capacité à établir des priorités stratégiques et à jongler plusieurs projets à la fois efficacement.
• Engagement à contribuer à une culture de confiance, d'efficacité et d'exécution.

Les qualifications suivantes sont considérées comme un atout :

• Expérience dans l'organisation d'événements.
• Expérience dans LinkedIn, capacité à apprendre de nouveaux logiciels.
• Expérience dans l'enseignement supérieur ou la collecte de fonds à but non lucratif.
• Expérience des bases de données relationnelles sur les donateurs et les anciens étudiants.
• Expérience de travail avec des initiatives de marketing internationales.

Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en considération. Le Campus Saint-Jean est engagé pour une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution. Dans votre lettre de présentation, veuillez nous dire ce que cela signifie pour vous. Les candidatures reçues sans lettre de motivation et/ou les candidatures reçues sans lettre de motivation comprenant une réponse à la question de la culture de la confiance, de l’efficacité et de l’exécution ne seront pas prises en considération.

Administrative Assistant - RELEX

Please note that as Campus Saint Jean is the Francophone faculty of the University of Alberta, applicants must be fluent in spoken and written French.  APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED IN FRENCH TO BE CONSIDERED.

Position type – Full time, Temporary with an end date of March 31, 2027

This position is a part of the Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

This position offers a bilingual premium and a full benefits package, which can be viewed at: Faculty & Staff Benefits.

Location - Work primarily takes place at Campus Saint-Jean, Edmonton.

Working at the University of Alberta

The University of Alberta acknowledges that we are located on Treaty 6 territory, and respects the histories, languages and cultures of First Nations, Métis, Inuit and all First Peoples of Canada, whose presence continues to enrich our vibrant community.

The University of Alberta is a community of knowledge seekers, change makers and world shapers who lead with purpose each and every day. We are home to over 14,000 faculty and staff, more than 40,000 students and a growing community of 300,000 alumni worldwide.

Your work will have a meaningful influence on a fascinating cross-section of people — from our students and community members, to our renowned researchers and innovators, making discoveries and generating solutions that make the world healthier, safer, stronger and more just. Learn more.

The organization: Campus Saint-Jean at the University of Alberta

Campus Saint-Jean (CSJ) is a multicultural Francophone faculty within one of the most important and prestigious academic institutions in the world, the University of Alberta. It is a place of diverse culture and inclusion; a place of innovative and quality research and teaching; an institution of opportunity for all, offering higher education in French in Alberta, for Canada and the world. At Campus Saint-Jean, we are shaping the next generation of thinkers, researchers, teachers, doers, leaders, entrepreneurs, and executives who will serve the needs of the Francophonie within Canada's dual linguistic society; opening new horizons for a knowledge economy and responding to the call of the world's great challenges.

The position:

The External Relations Assistant (ERA) is a key player in supporting and advancing international and national strategic initiatives and daily operations within the External Relations team at Campus Saint-Jean (CSJ). This role is multifaceted. The incumbent will provide support for scheduling and calendar management, project coordination, report preparation, events and event planning, and active participation in fundraising and engagement activities. Central to this position is the ability to ensure effective communication and operational efficiency, both internally within the department and externally with national and international stakeholders. The ERA is tasked with organizing and maintaining a comprehensive filing system and managing documents efficiently.

Select duties include:

External Relations Program Support

• Aid in the organization and coordination of fundraising events and domestic and international government relations engagement initiatives.
• Write and mail letters and emails to community members, alumni and donors (e.g., acknowledgement letters for donations, events, updates, etc.), update alumni database, and respond to various alumni requests.
• Assist with the creation of promotional material, such as posters and social media posts.

Administrative Support

• Manage and/or assist with calendar management, and meeting scheduling. Manage the scheduling of visits and meetings; make travel reservations, develop itineraries, and prepare and assemble background materials as needed.
• Screen inquiries received in person, by telephone, and electronically as needed. Manage main email inbox for CSJ External Relations.
• Provide support for after-hours meetings and events as required.
• Facilitate interactions with external contractors, ensuring effective communication and project alignment.

General

• Assist in tracking budgets and expenses, PCard reconciliation, submission and review of travel and expense reports, etc.
• Contribution to a culture of trust, effectiveness, execution, teamwork and cooperation. Present a positive and professional image of UA and CSJ when interacting with donors, employees, clients/customers, visitors, and other external stakeholders. Maintain a high level of confidentiality in all interactions.
• Coordinate purchasing for events, engagement, and development initiatives.
• Assist other CSJ programs such as CNFS with email distribution, follow up and surveys to stakeholders.
• Other duties as required.

We are looking for someone with the following qualifications:

• Minimum post-secondary diploma, undergraduate degree preferred; at least 2 years of experience in an administrative role, preferably in a non-profit, fundraising or marketing environment. An equivalent combination of education may be considered.
• Advanced proficiency in the Microsoft Office Suite and experience with database management.
• Advanced knowledge of, Adobe Pro, Survey Monkey, MailChimp, Canva, VSDC, Google Suites and other programs used to help with Marketing and communications.
• Strong organizational, project management and time management skills with the ability to prioritize and manage conflicting demands.
• Excellent communication skills, both written and verbal. Advanced fluency in both French and English: oral, reading, writing.
• Exceptional organizational skills: detail-oriented, able to prioritize strategically, and effectively juggle multiple projects simultaneously.
• Commitment to contributing to a culture of trust, effectiveness and execution.

The following qualifications are considered an asset:

• Experience in event planning.
• Experience in LinkedIn, ability to learn new software.
• Experience in higher education or non-profit fundraising.
• Experience with donor/alumni relational databases.
• Experience in working with international marketing initiatives.

Applications must include both a resume and a cover letter and be submitted in French to be considered. Campus Saint-Jean is committed to a culture of trust, effectiveness, and execution. In your cover letter, please tell us what this means to you. Applications received without a cover letter that includes a response to the question of a culture of trust, effectiveness, and execution, will not be considered.