Assistant.e Administratif.ive, Recrutement Campus Saint-Jean / Administrative Assistant, Campus Saint-Jean Recruitment

Competition 2475

Assistant.e Administratif.ive, Recrutement Campus Saint-Jean

Veuillez noter que le Campus Saint-Jean est la faculté francophone de l’Université de l’Alberta. Les candidats doivent donc parler et écrire couramment le français. Les candidatures doivent être soumises en français pour être prises en compte.

Ce concours est ouvert à tous les candidats. Toutefois, les candidatures internes et les anciens employés de l'Université de l'Alberta seront prioritaires. Veuillez vous connecter pour vérifier votre statut de candidat interne.

Type de position – Poste à temps plein, temporaire (date de fin du contrat 31 mars 2026)

Ce poste fait partie de l’Association du personnel non académique de l'Université de l'Alberta / Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

Ce poste offre une prime de bilinguisme 5%.

Emplacement - Les travaux se déroulent principalement au Campus Saint-Jean, à Edmonton.

Travailler à l'Université de l'Alberta

L'Université de l'Alberta reconnaît que nous sommes situés sur le territoire du Traité 6 et respecte les histoires, les langues et les cultures des Premières Nations, des Métis, des Inuits et de tous les premiers peuples du Canada, dont la présence continue d'enrichir notre communauté dynamique.

L'Université de l'Alberta est une communauté de personnes qui recherchent le savoir, des acteurs du changement qui forgent le monde et qui mènent avec intention, jour après jour. Notre communauté comprend plus de 14 000 membres du corps professoral et du personnel, plus de 40 000 membres de la communauté étudiante et 260 000 alumni dans le monde entier.

Votre travail aura une influence significative sur un large éventail de personnes — de notre corps étudiant aux membres de notre communauté, en passant par nos équipes de recherche et d’innovation renommées. Vous contribuerez ainsi à des découvertes et des solutions qui rendent le monde plus sain, plus sûr, plus fort et plus juste. En savoir plus.

L'organisation : Campus Saint-Jean de l'Université de l'Alberta

Le Campus Saint-Jean est une communauté multiculturelle de la Francophonie au sein de l'une des institutions académiques les plus importantes et les plus prestigieuses au monde, l'Université de l'Alberta. C'est un lieu de culture diversifiée et d'inclusion. Un lieu de recherche et d'enseignement innovateurs et de qualité. Un établissement qui offre des possibilités à tous, qui offre un enseignement supérieur en français en Alberta, pour le Canada et le monde. Au Campus Saint-Jean, nous formons la prochaine génération de penseurs, de chercheurs, d'enseignants, d'acteurs, de leaders, d'entrepreneurs et de cadres qui répondront aux besoins de la francophonie, de la dualité linguistique canadienne et de la société, qui ouvriront de nouveaux horizons à l'économie du savoir et qui répondront à l'appel des grands défis mondiaux.

Le poste :

L’assistant.e administratif.ive – recruitment joue un rôle clé dans le soutien et l'avancement des initiatives stratégiques d’augmentation du nombre d’étudiants internationaux et nationaux, ainsi que des opérations quotidiennes au sein de l'équipe du recrutement du Campus Saint-Jean (CSJ). Ce rôle comporte plusieurs facettes. Le.la titulaire apportera son soutien à la gestion des horaires et du calendrier, à la coordination quotidienne, à la préparation de rapports, à la planification d'événements et aux activités d'engagement avec les futurs étudiants. La capacité à assurer une communication efficace et l'efficience opérationnelle, tant au sein de l'unité qu'à l'extérieur avec les différentes parties prenantes, est essentielle pour ce poste.

Les tâches du poste incluent :

Communications

• Filtrer et acheminer les demandes de renseignements reçues en personne, par téléphone et par voie électronique, selon les besoins. En collaboration avec les recruteurs d’étudiants, gérer la boîte aux lettres électronique principale du service de recrutement du CSJ.
• Rédiger et/ou générer des communications de routine sur la base d'informations simples pour la révision du superviseur.
• Gérer la correspondance pour l’unité. Veiller à ce que les demandes soient correctement acheminées et suivies.
• Mettre à jour le contenu des pages web de CSJ International et du recrutement.

Support Administratif

• Gérer et/ou aider à la gestion de l'agenda et à la programmation des réunions.
• Fournir un soutien administratif pour les réunions permanentes et spéciales, y compris la coordination des documents et des ordres du jour, la distribution des procès-verbaux, la réservation des salles et l'organisation de l'équipement, etc.
• Préparer des lettres, des courriels et d'autres documents pour l'équipe.
• Faciliter les interactions avec les partenaires externes tels que les associations francophones et les divers conseils scolaires.
• Commander le matériel promotionnel nécessaire directement auprès de nos fournisseurs ou par l'entremise de SupplyNet.
• Participer au suivi des budgets et des dépenses.

Généralités

• Soutenir la gestion et les rapports concernant les futurs étudiants potentiels (internationaux et nationaux).
• Assister et compiler les rapports de recrutement CSJ et les résumés d'évaluation dans tous les domaines ; saisie des données, organisation et suivi de la collecte des données appropriées pour l'évaluation.
• Participer activement aux événements de recrutement du CSJ, y compris, mais sans s'y limiter, aux cérémonies de remise des diplômes, à FPA, aux Olympiades des sciences et aux journées portes ouvertes.
• Participer à l'attribution de l'espace et de la sécurité avec le directeur, Infrastructure, Projets stratégiques, Sécurité et Gestion des risques.
• Contribuer à une culture de confiance, d'efficacité, d'exécution, de travail d'équipe et de coopération. Présenter une image positive et professionnelle de la UofA et du CSJ lors des interactions avec les parents, les futurs étudiants, les représentants des écoles primaires et secondaires, etc.
• Maintenir un haut niveau de confidentialité dans toutes les interactions.
• Autres tâches selon les besoins.

Nous recherchons une personne possédant les qualifications suivantes :

• Diplôme de premier cycle et un minimum de deux ans d'expérience dans une fonction administrative, de préférence dans un environnement à but non lucratif, de collecte de fonds ou de marketing. Une combinaison équivalente de formation et d'expérience peut être considérée.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, de Google Suites et expérience de la gestion de bases de données.
• Connaissance avancée d'Adobe Pro, de Canva, de Campus Solutions, de Slate et d'autres programmes, et forte capacité à apprendre de nouveaux logiciels.
• Solides compétences en matière d'organisation, de gestion de projet et de gestion du temps.
• Excellentes aptitudes à la communication, tant écrite que verbale. Maîtrise avancée du français et de l'anglais : à l'oral, à la lecture et à l'écrit.
• Capacité avérée à mener plusieurs tâches, à hiérarchiser les charges de travail et à travailler de manière indépendante ou en équipe.
• Compétences organisationnelles exceptionnelles : souci du détail, capacité à établir des priorités stratégiques et à jongler plusieurs projets à la fois de manière efficace.
• Compétences méticuleuses en matière de tenue des dossiers et bonne compréhension de l'intégrité des données.
• Engagement à contribuer à une culture de confiance, d'efficacité et d'exécution.

Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en considération. Le Campus Saint-Jean est engagé pour une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution. Dans votre lettre de présentation, veuillez nous expliquer ce que cela signifie pour vous. Les candidatures reçues sans lettre de motivation et/ou les candidatures reçues sans lettre de motivation comprenant une réponse à la question de la culture de la confiance, de l’efficacité et de l’exécution ne seront pas prises en considération.

Administrative Assistant, Campus Saint-Jean Recruitment 

Please note that as Campus Saint Jean is the Francophone faculty of the University of Alberta, applicants must be fluent in spoken and written French. Applications must be submitted in French to be considered.

This competition is open to all applicants however; internal candidates and applicants who were former employees of the University of Alberta will be given priority consideration before external candidates. Please log in to verify your internal candidate status.

Position Type – Full-time, Temporary with an end date of March 31, 2026

This position is a part of the Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

This position offers a second language premium of 5%.

Location - Work primarily takes place at Campus Saint-Jean, Edmonton.

Working at the University of Alberta

The University of Alberta acknowledges that we are located on Treaty 6 territory, and respects the histories, languages and cultures of First Nations, Métis, Inuit and all First Peoples of Canada, whose presence continues to enrich our vibrant community.

The University of Alberta is a community of knowledge seekers, change makers and world shapers who lead with purpose each and every day. We are home to over 14,000 faculty and staff, more than 40,000 students and a growing community of 300,000 alumni worldwide.

Your work will have a meaningful influence on a fascinating cross-section of people — from our students and community members, to our renowned researchers and innovators, making discoveries and generating solutions that make the world healthier, safer, stronger and more just. Learn more.

The organization: Campus Saint-Jean at the University of Alberta

Campus Saint-Jean is a multicultural Francophonie within one of the most important and prestigious academic institutions in the world, the University of Alberta. It is a place of diverse culture and inclusion; a place of innovative and quality research and teaching; an institution of opportunity for all, offering higher education in French in Alberta, for Canada and the world. At Campus Saint-Jean, we are shaping the next generation of thinkers, researchers, teachers, doers, leaders, entrepreneurs, and executives who will serve the needs of the Francophonie within Canada's dual linguistic society; opening new horizons for a knowledge economy and responding to the call of the world's great challenges.

The position:

The Administrative Assistant – Recruitment (AAR) is a key player in supporting and advancing international and domestic strategic student growth initiatives and daily operations within the Recruitment team at Campus Saint-Jean (CSJ). This role is multifaceted. The incumbent will provide support for scheduling and calendar management, day-to-day coordination, report preparation, event planning, and engagement activities with future students. Central to this position is the ability to ensure effective communication and operational efficiency, both internally within the unit and externally with various stakeholders.

The incumbent assists with recruitment campaigns, school visits if necessary, CSJ workshops, organizing events, promoting Campus Saint-Jean recruitment events and programs. They are responsible for liaising and managing interactions with external stakeholders, necessitating strong communication skills and the ability to develop positive working relationships to ensure alignment with University of Alberta (UA) and CSJ goals.

Select duties include:

Communications

• Screens and directs inquiries received in person, by telephone, and electronically as needed. Alongside Student Recruiters, manage main email inbox for CSJ Recruitment.
• Drafts and/or generates routine communications based on straightforward information for supervisor review.
• Manages correspondence for area. Ensures queries are properly directed and followed through.
• Update CSJ International and Recruitment webpage content.

Administrative Support

• Manage and/or assist with calendar management and meeting scheduling. Provide administrative support for standing and special meetings, including coordinating documents and agendas, distributing minutes, scheduling rooms & organizing equipment, etc.
• Prepares letters, emails and other documents for the team.
• Facilitates interactions with external partners such as Francophone associations and various school boards.
• Orders promotional material as needed direct through our vendors or through SupplyNet.
• Assists in tracking budgets and expenses.

General

• Supports the management and reporting of Prospective Student Leads (international and domestic).
• Assists with and compiles CSJ – Recruitment reporting and evaluation summaries in all areas; data entry, organization, and monitoring appropriate data collection for evaluation.
• Actively participates in CSJ Recruitment events, including but not limited to Convocation ceremonies, FPA, Science Olympics and Open House.
• Assists with the allocation of space and security with CSJ Director, Infrastructure, Strategic Projects, Safety and Risk Management.
• Contribution to a culture of trust, effectiveness, execution, teamwork and cooperation. Present a positive and professional image of UofA and CSJ when interacting with parents, future students, primary and secondary school representatives, etc.
• Maintain a high level of confidentiality in all interactions.
• Other duties as required.

We are looking for someone with the following qualifications

• Undergraduate degree and a minimum of two years of experience in an administrative capacity, preferably in a non-profit, fundraising, or marketing environment. An equivalent combination of education and experience may be considered.
• Advanced proficiency in the Microsoft Office Suite, Google Suites and experience with database management.
• Advanced knowledge of, Adobe Pro, Canva, Campus Solutions, Slate, and other programs, displays strong ability to learn new software.
• Strong organizational, project management and time management skills.
• Excellent communication skills, both written and verbal. Advanced fluency in both French and English: oral, reading, writing.
• Demonstrated ability to multitask, prioritize workloads, and work independently or as part of a team.
• Exceptional organizational skills: detail-oriented, able to prioritize strategically and effectively juggle multiple projects simultaneously.
• Meticulous records maintenance skills and strong understanding of data integrity.
• Commitment to contributing to a culture of trust, effectiveness and execution.

Applications must include both a resume and a cover letter and be submitted in French to be considered. Campus Saint-Jean is committed to a culture of trust, effectiveness, and execution. In your cover letter, please tell us what this means to you. Applications received without a cover letter and/or applications received without a cover letter that does include a response to the question of a culture of trust, effectiveness, and execution will not be considered.