Conseiller.ère académique / Academic Advisor

Competition 2721

Conseiller.ère académique

Veuillez noter que le Campus Saint-Jean est la faculté francophone de l’Université de l’Alberta. Les candidats doivent donc parler et écrire couramment le français. Les candidatures doivent être soumises en français pour être prises en compte.

Type de position – Poste à temps plein, permanent

Ce poste fait partie de l’Association du personnel non académique de l'Université de l'Alberta / Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

Ce poste offre une prime de bilinguisme et un ensemble complet d'avantages sociaux que vous pouvez consulter à l'adresse suivante: Bénéfices des employés.

Emplacement - Les travaux se déroulent principalement au Campus Saint-Jean, à Edmonton.

Travailler à l'Université de l'Alberta

L'Université de l'Alberta reconnaît que nous sommes situés sur le territoire du Traité 6 et respecte les histoires, les langues et les cultures des Premières Nations, des Métis, des Inuits et de tous les premiers peuples du Canada, dont la présence continue d'enrichir notre communauté dynamique.

L'Université de l'Alberta est une communauté de personnes qui recherchent le savoir, des acteurs du changement qui forgent le monde et qui mènent avec intention, jour après jour. Notre communauté comprend plus de 14 000 membres du corps professoral et du personnel, plus de 40 000 membres de la communauté étudiante et 260 000 alumni dans le monde entier.

Votre travail aura une influence significative sur un large éventail de personnes — de notre corps étudiant aux membres de notre communauté, en passant par nos équipes de recherche et d’innovation renommées. Vous contribuerez ainsi à des découvertes et des solutions qui rendent le monde plus sain, plus sûr, plus fort et plus juste. En savoir plus.

L’organisation : Campus Saint-Jean de l'Université de l'Alberta

Le Campus Saint-Jean (CSJ) est une communauté multiculturelle de la Francophonie au sein de l'une des institutions académiques les plus importantes et les plus prestigieuses au monde, l'Université de l'Alberta. C'est un lieu de culture diversifiée et d'inclusion. Un lieu de recherche et d'enseignement innovateurs et de qualité. Un établissement qui offre des possibilités à tous, qui offre un enseignement supérieur en français en Alberta, pour le Canada et le monde. Au Campus Saint-Jean, nous formons la prochaine génération de penseurs, de chercheurs, d'enseignants, d'acteurs, de leaders, d'entrepreneurs et de cadres qui répondront aux besoins de la francophonie, de la dualité linguistique canadienne et de la société, qui ouvriront de nouveaux horizons à l'économie du savoir et qui répondront à l'appel des grands défis mondiaux.

Le poste 

Conseille les personnes étudiantes sur les questions non courantes relatives au programme académique et dans leurs décisions académiques, telles que le choix des cours. Évalue les demandes d’admission sur la base des politiques et procédures en vigueur, en collaboration avec le service des admissions du CSJ et le bureau du registraire (RO). Effectue des évaluations préliminaires et formule des recommandations au Vice-doyen académique concernant la satisfaction des conditions d'obtention du diplôme, le rendement académique, les dates limites et l'acceptabilité des crédits d'échange et/ou de transfert. Peut fournir des conseils sur les échanges académiques ou les transferts de cours. Peut être appelé.e à évaluer les problèmes liés à la vie étudiante et à orienter les personnes étudiantes vers d'autres ressources. Transmet à son supérieur hiérarchique les problèmes qui peuvent affecter la réussite d'une personne étudiante ou qui dépassent son pouvoir de décision.

Les fonctions du poste incluent, sans s’y limiter :

Évaluation des demandes d’admission

• Traite les demandes d'admission au programme, de la phase de demande à celle de décision, en consultation avec le RO, le service des admissions du CSJ et le vice-doyen.
• Évalue les dossiers des candidats internationaux aux programmes, détermine l'admissibilité des étudiants et attribue les crédits de transfert.
• Développe et tient à jour une base de données des décisions relatives aux crédits de transfert internationaux et nationaux.

Conseil aux étudiants et gestion des programmes

• Conseille les étudiants actuels et potentiels ainsi que le personnel sur les politiques et procédures de l'université et de la faculté concernant l'admission, l'inscription, la planification des programmes, l'achèvement des programmes, la convocation, les retraits de cours, le rendement académique, les notes, les examens différés et le processus d'examen accommodé.
• Identifie les étudiants qui ont besoin d'aide en fonction de leurs résultats scolaires et les oriente vers des services de soutien académique.
• Fournit aux étudiants des informations sur les alternatives, les limites et les conséquences possibles de leurs décisions académiques.
• Surveille les progrès académiques des étudiants en fonction de leur rendement académique. Évalue de manière continue le rendement académique des étudiants afin de suivre leurs progrès et leurs améliorations.

Décisions relatives au programme d’études

• Supervise les demandes des étudiants relatives aux décisions reliées au programme d’études soumises à l'approbation du vice-doyen, telles que : les demandes de surcharge de cours, les demandes de report d'examen, les transferts de crédits, les demandes de programmes d'études à l'étranger et d'échange.
• Effectue la validation des dossiers de convocation afin de s'assurer que toutes les conditions requises pour l'obtention du diplôme sont remplies.

Divers

• Facilite les nominations aux prix.
• Informe les étudiants et les candidats de leurs droits et des procédures prévues par le Code de conduite des étudiants (ou des candidats).
• Agit en tant que ressource experte auprès des membres du corps enseignant qui conseillent les étudiants du CSJ.
• Se tient au courant des politiques, procédures et pratiques liées aux besoins et services académiques des étudiants, telles que définies par le superviseur.
• Met et tient à jour les dossiers des étudiants.

Autres tâches selon les besoins.

Nous recherchons une personne possédant les qualifications suivantes :

• Un diplôme de premier cycle est requis.
• Au moins deux ans d'expérience dans un environnement administratif postsecondaire sont requis, de préférence dans le domaine des services aux étudiants ou des admissions postsecondaires, ainsi que dans l'interprétation et l'application des politiques.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.
• Expérience dans la gestion de documents confidentiels conformément à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.
• Expérience avec les technologies utilisées dans les systèmes d'administration des dossiers dans un environnement postsecondaire, par exemple PeopleSoft (Campus Solutions), Slate, Academic Advisement Requirements Tool, Alfresco et FreshService.
• Maîtrise de Microsoft Office, Google Suite et des systèmes de gestion de fichiers.
• Capacité à s'adapter à des changements procéduraux continus tout en maintenant une cohérence dans un environnement multitâche.
• Compétences supérieures avérées en matière de service à la clientèle et de relations interpersonnelles ; tact, initiative et attitude positive.
• Capacité à exercer un jugement indépendant et à gérer des situations difficiles/complexes avec diplomatie et sensibilité.
• Engagement à contribuer à une culture de confiance, d'efficacité et d'exécution.

Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en considération. Le Campus Saint-Jean est engagé pour une culture de confiance, d’efficacité et d’exécution. Dans votre lettre de présentation, veuillez nous dire ce que cela signifie pour vous. Les candidatures reçues sans lettre de motivation et/ou les candidatures reçues sans lettre de motivation comprenant une réponse à la question de la culture de la confiance, de l’efficacité et de l’exécution ne seront pas prises en considération.

Academic Advisor

Please note that as Campus Saint Jean is the Francophone faculty of the University of Alberta, applicants must be fluent in spoken and written French.  APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED IN FRENCH TO BE CONSIDERED.

Position type – Full time, Permanent

This position is a part of the Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

This position offers a bilingual premium and a full benefits package, which can be viewed at: Faculty & Staff Benefits.

Location - Work primarily takes place at Campus Saint-Jean, Edmonton.

Working at the University of Alberta

The University of Alberta acknowledges that we are located on Treaty 6 territory, and respects the histories, languages and cultures of First Nations, Métis, Inuit and all First Peoples of Canada, whose presence continues to enrich our vibrant community.

The University of Alberta is a community of knowledge seekers, change makers and world shapers who lead with purpose each and every day. We are home to over 14,000 faculty and staff, more than 40,000 students and a growing community of 300,000 alumni worldwide.

Your work will have a meaningful influence on a fascinating cross-section of people — from our students and community members, to our renowned researchers and innovators, making discoveries and generating solutions that make the world healthier, safer, stronger and more just. Learn more.

The organization: Campus Saint-Jean at the University of Alberta

Campus Saint-Jean (CSJ) is a multicultural Francophone faculty within one of the most important and prestigious academic institutions in the world, the University of Alberta. It is a place of diverse culture and inclusion; a place of innovative and quality research and teaching; an institution of opportunity for all, offering higher education in French in Alberta, for Canada and the world. At Campus Saint-Jean, we are shaping the next generation of thinkers, researchers, teachers, doers, leaders, entrepreneurs, and executives who will serve the needs of the Francophonie within Canada's dual linguistic society; opening new horizons for a knowledge economy and responding to the call of the world's great challenges.

The position:

Advises students on non-routine queries with respect to the academic program. Provides advice to students on academic decision making such as course selection. Assesses student applications based on policy and procedure in collaboration with CSJ admissions and the Registrar’s office (RO). Makes preliminary assessments and recommendations to the Vice Dean - Academic on the satisfying of degree requirements, academic standing, academic deadlines, and the acceptability of exchange and/or transfer credit. May provide advice on academic exchanges or course transfers. May be called on to assess student life issues and refer students to other resources. Escalates issues to supervisor which may affect the success of a student or are outside of decision-making authority.

Select duties include:

Application Assessment

• Processes applications for program admission from inquiry to decision stage in consultation with RO, CSJ Admissions and the Vice Dean.
• Evaluates domestic and international credentials for certain FSJ Programs such as the BEdAD; may be required to calculate Admission Grade Point Average (AGPA) from institutions around the world, converting to the U of A's grading system.
• Evaluates the records of international applicants to programs, determines students admission eligibility and assigns transfer credits.
• Develops and maintains a database of international and domestic transfer credit decisions.

Student Advising & Program Management

• Advises current and prospective students and staff about university and faculty policies and procedures regarding admission, registration, program planning, program completion, convocation, course withdrawals, academic standing, grades, deferred exams, and the accommodated exam process.
• Identifies students in need of support based on academic performance and refer them to academic supports.
• Provides students with information about alternatives, limitations, and possible consequences of academic decisions.
• Monitors academic progress of students dependent on their Academic Standing. Continues to assess student academic standing toward progression and improvement.

Student Program Decisions

• Oversees student submissions of program decisions for Vice Dean approval, such as: course-overload applications, deferred examination applications, transfer credits, requests for student abroad and exchange programs.
• Completes convocation clearing for graduates to ensure full degree requirements are met.

Miscellaneous

• Facilitates award nominations.
• Advises students and applicants of their rights and processes under the Code of Student (or Applicant) Behavior.
• Acts as an expert resource to Faculty members who advise students at CSJ.
• Keeps current regarding policies, procedures and practices related to student academic needs and services as identified by the Supervisor.
• Updates and maintains student electronic records.

Other duties as required.

We are looking for someone with the following qualifications:

• An undergraduate degree is required.
• A minimum of 2 years’ experience in a post-secondary office environment required, preferably within post-secondary student services/admissions and with interpreting and applying policies.
• Excellent French and English communication skills both written and spoken.
• Experience managing confidential material in accordance with the Freedom of Information and Protection of Privacy Act.
• Experience with student administration system technology in a post-secondary environment e.g. PeopleSoft (Campus Solutions), Slate, Academic Advisement Requirements Tool, Alfresco and FreshService.
• Proficiency in Microsoft Office, Google Suite, and file management systems.
• Ability to adapt to continuous procedural change while maintaining consistency in a multi-tasking environment is required.
• Demonstrated superior customer service and interpersonal skills; tact, initiative and a positive attitude.
• Ability to exercise independent judgment and handle difficult/complex situations with diplomacy and sensitivity
• Commitment to contributing to a culture of trust, effectiveness and execution.

Applications must include both a resume and a cover letter and be submitted in French to be considered. Campus Saint-Jean is committed to a culture of trust, effectiveness, and execution. In your cover letter, please tell us what this means to you. Applications received without a cover letter that includes a response to the question of a culture of trust, effectiveness, and execution, will not be considered.